All Posts

    Jak działa shared inbox?

     

    Zdarzyło Ci się kiedyś przez przypadek wcisnąć przycisk Odpowiedz” zamiast Odpowiedz wszystkim”? Pewnie początkowo nawet tego nie zauważyłeś. Problem pojawił się dopiero później, gdy okazało się, że część Twoich pracowników nie dostała ważnej wiadomości. 

     

    Między innymi właśnie po to, by wyeliminować takie sytuacje, powstało narzędzie shared inbox. Jakie jeszcze wyzwania rozwiązuje i jak dokładnie działa?

    Tradycyjne skrzynki mailowe są w porządku. Do pewnego momentu

    Maile pozostają najpopularniejszą formą komunikacji w wielu firmach. Jednak każdy, kto miał okazję korzystać z nich w pracy wie, że daleko im do ideału. Zwłaszcza gdy mowa o adresach grupowych. Przyjrzyjmy się teraz największym problemom generowanym przez wiadomości e-mail. 

     

    Za dużo, za często

    Sporo osób korzysta w pracy z kilku adresów e-mail. Na przykład:  jan.kowalski@fajnafirma.pl, kontakt@fajnafirma.pl, dzialit@fajnafirma.pl. To wszystko sprawia, że dziennie otrzymujemy nawet 55 maili. Raz, że bardzo trudno się w tym wszystkim odnaleźć, a dwa - pochłania to bardzo dużo cennego czasu.

    Do kogo właściwie jest ten mail?

    Na adres grupowy przychodzi mail, ale nikt nie poczuwa się do odpowiedzialności, by na niego odpowiedzieć. Czasem kończy się to tak, że wiadomość pozostaje bez żadnej odpowiedzi. Brzmi znajomo?

     

    Chaos w obsłudze klienta

    Konsultant ma wątpliwości co do odpowiedzi na pytanie klienta. Przesyła więc maila swojemu przełożonemu, z którym rozpoczyna długą konwersację na temat danego problemu. Najgorsze, co może się stać, to przekazanie jej dalej klientowi. 

    Czym w takim razie jest shared inbox?

    To rozwiązanie, które usprawnia pracę na mailach, eliminując opisane wyżej problemy. Shared inbox to skrzynka odbiorcza, do której dostęp ma wielu użytkowników otrzymujących wiadomości na te same adresy grupowe.

    Żeby zrozumieć działanie shared inbox (czyli dosłownie dzielonych/wspólnych skrzynek odbiorczych) pochylmy się nad tym, jak wygląda praca na grupowych adresach mailowych. 

    Już we wstępie wspomnieliśmy o konieczności wybierania opcji “Odpowiedz wszystkim”, by każdy, kto powinien, otrzymał daną wiadomość. Załóżmy zatem, że na adres grupowy przyszedł ważny mail od potencjalnego klienta. Sprawa była pilna, więc bardzo szybko odpisała na niego osoba, która odczytała wiadomość jako pierwsza, nieopatrznie wysyłając wiadomość tylko do nadawcy. Uznała wątek za zakończony i skasowała maila.

    Gdy korzystasz z shared inbox, takie sytuacje po prostu się nie zdarzają. To jedna, taka sama skrzynka dla wszystkich. Co ważne, dzięki niej na maile zawsze będą odpowiadać osoby, które posiadają najbardziej trafne w danym przypadku kwalifikacje. A czynność wykonana przez jedną osobę, np. usunięcie czy archiwizacja maila, będzie widoczna dla jej każdego użytkownika. Co więcej, nad mailami będzie można pracować wspólnie, tworząc szkice i komentując poszczególne wątki. Brzmi ciekawie?

    Co jeszcze shared inbox może zrobić dla Twojej firmy?

    Możesz korzystać z narzędzi jak Slack czy Skype i twierdzić, że usprawniają one komunikację w Twojej firmie. Możesz też praktycznie nie korzystać z adresów grupowych. Nie oznacza to jednak, że shared inbox Ci się nie przyda.

    • Automatyczne przydzielanie maili do pracowników
      Maile bez odpowiedzi? Nie, jeśli system automatycznie przydzieli je do najbardziej kompetentnych osób, które mają na nie odpowiadać.

    • Ograniczenie liczby maili do minimum

      Trafiają do Ciebie tylko maile, na które właśnie Ty powinieneś odpowiedzieć. Oznacza to mniej rozpraszających powiadomień i mniej czasu traconego na przekopywanie się przez kilkadziesiąt nieistotnych wiadomości każdego dnia.

      Mniej wiadomości skutkuje także szybszym udzielaniem odpowiedzi. W długoterminowej perspektywie wiąże się to z usprawnieniem zarówno obsługi klienta, jak i komunikacji wewnętrznej.

    • Łatwiejsze wyszukiwanie wiadomości

      Nie musisz pamiętać nazwiska adresata ani tym bardziej tematu maila. Wystarczy jedno słowo, tag, a nawet opis załącznika, aby szybko odnaleźć wiadomość, której potrzebujesz.

    • Koniec z niekończącą się wymianą wiadomości

      Zamiast wątków liczących po kilkadziesiąt wiadomości i gorączkowego dodawania kolejnych osób do DW, użytkownicy shared inbox mogą prowadzić rozmowę za pomocą komentarzy. To doskonale znana opcja z innych komunikatorów, a przy tym dużo bardziej przejrzysta i wygodna niż tradycyjne odpisywanie na maile. 

    • Automatyczne zapisywanie kontaktów
      Nadawca każdej wiadomości zostanie automatycznie dodany do listy kontaktów, gdy tylko wyśle maila. Nie musisz tracić czasu na robienie tego ręcznie.

    • Transparentność
      Dzięki shared inbox managerowie w szybki i skuteczny sposób mogą nadzorować pracę swoich działów. Wystarczy kilka kliknięć, by wyszukać konkretne wiadomości. Shared inbox to także możliwość ustawienia powiadomień o zbliżających się deadline’ach, spotkaniach i wiadomościach pozostawionych bez odpowiedzi.

    Na zakończenie

    Jeśli choć jedna z powyższych funkcji shared inbox brzmi dla Ciebie interesująco, zachęcamy do przetestowania narzędzia Advisero. To całkowicie darmowe - sam zadecydujesz, czy chcesz zostać z nami na dłużej kliknij tutaj.

    Dowiedz się więcej o rozwiązaniu Advisero →kliknij tutaj.

    All Posts

    Jak działa shared inbox?

     

    Zdarzyło Ci się kiedyś przez przypadek wcisnąć przycisk Odpowiedz” zamiast Odpowiedz wszystkim”? Pewnie początkowo nawet tego nie zauważyłeś. Problem pojawił się dopiero później, gdy okazało się, że część Twoich pracowników nie dostała ważnej wiadomości. 

     

    Między innymi właśnie po to, by wyeliminować takie sytuacje, powstało narzędzie shared inbox. Jakie jeszcze wyzwania rozwiązuje i jak dokładnie działa?

    Tradycyjne skrzynki mailowe są w porządku. Do pewnego momentu

    Maile pozostają najpopularniejszą formą komunikacji w wielu firmach. Jednak każdy, kto miał okazję korzystać z nich w pracy wie, że daleko im do ideału. Zwłaszcza gdy mowa o adresach grupowych. Przyjrzyjmy się teraz największym problemom generowanym przez wiadomości e-mail. 

     

    Za dużo, za często

    Sporo osób korzysta w pracy z kilku adresów e-mail. Na przykład:  jan.kowalski@fajnafirma.pl, kontakt@fajnafirma.pl, dzialit@fajnafirma.pl. To wszystko sprawia, że dziennie otrzymujemy nawet 55 maili. Raz, że bardzo trudno się w tym wszystkim odnaleźć, a dwa - pochłania to bardzo dużo cennego czasu.

    Do kogo właściwie jest ten mail?

    Na adres grupowy przychodzi mail, ale nikt nie poczuwa się do odpowiedzialności, by na niego odpowiedzieć. Czasem kończy się to tak, że wiadomość pozostaje bez żadnej odpowiedzi. Brzmi znajomo?

     

    Chaos w obsłudze klienta

    Konsultant ma wątpliwości co do odpowiedzi na pytanie klienta. Przesyła więc maila swojemu przełożonemu, z którym rozpoczyna długą konwersację na temat danego problemu. Najgorsze, co może się stać, to przekazanie jej dalej klientowi. 

    Czym w takim razie jest shared inbox?

    To rozwiązanie, które usprawnia pracę na mailach, eliminując opisane wyżej problemy. Shared inbox to skrzynka odbiorcza, do której dostęp ma wielu użytkowników otrzymujących wiadomości na te same adresy grupowe.

    Żeby zrozumieć działanie shared inbox (czyli dosłownie dzielonych/wspólnych skrzynek odbiorczych) pochylmy się nad tym, jak wygląda praca na grupowych adresach mailowych. 

    Już we wstępie wspomnieliśmy o konieczności wybierania opcji “Odpowiedz wszystkim”, by każdy, kto powinien, otrzymał daną wiadomość. Załóżmy zatem, że na adres grupowy przyszedł ważny mail od potencjalnego klienta. Sprawa była pilna, więc bardzo szybko odpisała na niego osoba, która odczytała wiadomość jako pierwsza, nieopatrznie wysyłając wiadomość tylko do nadawcy. Uznała wątek za zakończony i skasowała maila.

    Gdy korzystasz z shared inbox, takie sytuacje po prostu się nie zdarzają. To jedna, taka sama skrzynka dla wszystkich. Co ważne, dzięki niej na maile zawsze będą odpowiadać osoby, które posiadają najbardziej trafne w danym przypadku kwalifikacje. A czynność wykonana przez jedną osobę, np. usunięcie czy archiwizacja maila, będzie widoczna dla jej każdego użytkownika. Co więcej, nad mailami będzie można pracować wspólnie, tworząc szkice i komentując poszczególne wątki. Brzmi ciekawie?

    Co jeszcze shared inbox może zrobić dla Twojej firmy?

    Możesz korzystać z narzędzi jak Slack czy Skype i twierdzić, że usprawniają one komunikację w Twojej firmie. Możesz też praktycznie nie korzystać z adresów grupowych. Nie oznacza to jednak, że shared inbox Ci się nie przyda.

    • Automatyczne przydzielanie maili do pracowników
      Maile bez odpowiedzi? Nie, jeśli system automatycznie przydzieli je do najbardziej kompetentnych osób, które mają na nie odpowiadać.

    • Ograniczenie liczby maili do minimum

      Trafiają do Ciebie tylko maile, na które właśnie Ty powinieneś odpowiedzieć. Oznacza to mniej rozpraszających powiadomień i mniej czasu traconego na przekopywanie się przez kilkadziesiąt nieistotnych wiadomości każdego dnia.

      Mniej wiadomości skutkuje także szybszym udzielaniem odpowiedzi. W długoterminowej perspektywie wiąże się to z usprawnieniem zarówno obsługi klienta, jak i komunikacji wewnętrznej.

    • Łatwiejsze wyszukiwanie wiadomości

      Nie musisz pamiętać nazwiska adresata ani tym bardziej tematu maila. Wystarczy jedno słowo, tag, a nawet opis załącznika, aby szybko odnaleźć wiadomość, której potrzebujesz.

    • Koniec z niekończącą się wymianą wiadomości

      Zamiast wątków liczących po kilkadziesiąt wiadomości i gorączkowego dodawania kolejnych osób do DW, użytkownicy shared inbox mogą prowadzić rozmowę za pomocą komentarzy. To doskonale znana opcja z innych komunikatorów, a przy tym dużo bardziej przejrzysta i wygodna niż tradycyjne odpisywanie na maile. 

    • Automatyczne zapisywanie kontaktów
      Nadawca każdej wiadomości zostanie automatycznie dodany do listy kontaktów, gdy tylko wyśle maila. Nie musisz tracić czasu na robienie tego ręcznie.

    • Transparentność
      Dzięki shared inbox managerowie w szybki i skuteczny sposób mogą nadzorować pracę swoich działów. Wystarczy kilka kliknięć, by wyszukać konkretne wiadomości. Shared inbox to także możliwość ustawienia powiadomień o zbliżających się deadline’ach, spotkaniach i wiadomościach pozostawionych bez odpowiedzi.

    Na zakończenie

    Jeśli choć jedna z powyższych funkcji shared inbox brzmi dla Ciebie interesująco, zachęcamy do przetestowania narzędzia Advisero. To całkowicie darmowe - sam zadecydujesz, czy chcesz zostać z nami na dłużej kliknij tutaj.

    Dowiedz się więcej o rozwiązaniu Advisero →kliknij tutaj.

    ebook_LP (1)

    Pobierz bezpłatnie e-booka.

    Dowiedz się jak zmienia się obsługa klienta w dzisiejszych czasach!

    Pobierz e-booka

    Powiązane artykuły

    Pandemia, koronawirus i… chatboty 🤖

    W świecie natłoku informacji, jak i niepewności, które wywołała pandemia koronowirusa uznaliśmy wspólnie z grupą WP konieczność wdrożenia nowego rozwiązania biznesowego. Naszym celem było stworzenie i udostępnienie narzędzia dla użytkowników portalu ABCzdrowie oraz money.pl, które agregowałoby najistotniejsze informacje dot. Covid-19 w jednym miejscu. W taki sposób już na przełomie marca i kwietnia mieliśmy okazję wdrożyć dwa chatboty wsparte funkcją rozumienia języka naturalnego (NLU), które wzmocniły zaangażowanie stałych, jak i nowych użytkowników podczas pandemii.

    • 4 min read